クラウドPBXでトラックの配車業務が変わる|スマホの内線電話化を配車に活用する方法とは

クラウドPBXでトラックの配車業務が変わる|スマホを内線電話化を配車に活用する方法とは

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クラウドPBXとは、ビジネスフォン以外の端末から会社番号での発着信ができるサービスのことです。今回はクラウドPBXを配車業務に活用するときのポイントや使い方、選び方などについて紹介します。

クラウドPBXとは?

PBXとは「構内交換機(建物に設置される電話交換機)」のことです。よくオフィスで使われているビジネスフォンがこれにあたります。PBXは電話機と有線接続されており、スマートフォンやPC、タブレットなどの端末からは電話をすることができません。

クラウドPBXは、クラウド上にPBXを構築し、インターネットを通じて接続します。設置するPBXとは違い、インターネット環境があれば、会社の外にいても会社番号での発着信ができる便利なサービスです。

クラウドPBXでできること

クラウドPBXを使うと、次のようなことができます。

  • 自分のスマホやPCなどをビジネスフォン化
  • スマホなどの端末をつかった会社番号での発着信
  • 端末から端末へ電話をつなぐ(内線のような役割)

配車業務への活用

クラウドPBXは、トラックの配車業務に活用できます。例えば、遠方にいる優秀な配車担当者を採用したい、と考えたとします。これまでは、遠方に取扱業だけを行う事業所を開設し、そこでその担当者を採用する方法をとるのが一般的でした。でもクラウドPBXを使うと、事業所を開設しなくても、リモートワークで遠方の優秀な配車担当者を採用できるようになるのです。では次の項でその方法を詳しく説明します。

リモート環境の作り方

まず、遠方に取扱の営業所を出すときに必要なものを簡単に考えてみましょう。事務所、電話、インターネット、FAXができる複合機、デスク、椅子など…これに加え、担当者だけではなく雑務をこなす事務員が必要になるかもしれません。しかし、次のものを使うと営業所を開設しなくても、遠方にいる優秀な配車担当者に仕事をしてもらうことができるようになります。

・クラウドPBX
・Googleスプレッドシート
・インターネットFAXの利用

まず、クラウドPBXの専用アプリをインストールしたスマホを2台準備すれば、配車するのに必要なビジネスホンが手に入ります。もちろん本社の会社番号で発着信できるので、まるで本社にいるように働けるわけです。そして、配車表などを遠隔で共有することができるGoogleスプレッドシートを使えば、離れていても情報の共有はバッチリ行えます。

さらにFAXも「インターネットFAX」を使えば、遠隔で送受信データの共有が可能です。

つまり、同じ電話番号、FAX番号で配車をしているオフィスを日本全国に広げるようなイメージです。いくら取扱業しかしないとはいえ、営業所を開設すると初期費用や月額の固定費がそれなりにかかってしまいますが、この方法であれば費用とリスクを最小限に抑えることができますね。

クラウドPBXの選び方

クラウドPBXも提供する事業者ごとに違いがあります。例えば電話番号。今使っている番号をそのまま引き継げるところもあれば、新規で取得することしかできないところもあります。また音質にも注意が必要です。なかにはお試しで音質を確認することができるサービスもあります。例えば、以下のサービスです。

1. ナイセンクラウド

5500社への導入実績を誇るナイセンクラウド。メディアでも多数とりあげられています。

・既存電話番号を引き継げるプランあり
・電話履歴をウェブで確認できる
・Wi-Fi(ワイファイ)利用でiPadや使っていないスマホも内線電話にできる

公式HPはこちら:ナイセンクラウド


2. CLOUD PHONE(クラウドフォン)

IT総合商社、株式会社WIZが提供しているクラウドPBXです。新規で番号を取得するタイプで、既存番号の引継ぎはできません。

・総務省基準の通話品質調査でAクラスを獲得したクリアな音質
・入電振り分け機能
・営業時間外のアナウンス機能

公式HPはこちら:CLOUD PHONE(クラウドフォン)


3. 03plus(ゼロサンプラス)

多彩なオプションがあるサービスです。これも既存番号の引継ぎはできません。

・オプションで子番号追加ができる
・手持ちの電話機をそのまま使うことができる
・クラウドFAXをオプションで追加できる

公式HPはこちら:03plus(ゼロサンプラス)


サービスによって料金形態も様々なので、必要な機能をもっているのか?費用対効果はありそうなのか?など、自社がクラウドPBXを導入することで実現したい姿をイメージしながら検討を進めると良いでしょう。

まとめ

クラウドPBXを使えば、事業所を開設しなくても遠方にいる優秀な配車担当者を採用できるようになります。サービスによって機能や料金が異なるので、たくさん情報を仕入れましょう。実際に使ってみないと分からない部分もあると思うので、まずは無料で使えるものから試してみるのがオススメです。

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公式HP:配車ステーションとは

最後までご覧いただきありがとうございました!