インターネットFAXでペーパーレスを始めよう|使い方から選び方まで徹底解説

インターネットFAXでペーパーレスを始めよう|使い方から選び方まで徹底解説

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「うちの会社はまだFAXを紙で受信している」
運送業界に限らず、そんな感じでデジタル化が遅れている会社の方は必見です!この記事では、費用をできるだけかけることなくFAXをペーパレス化する方法について紹介していきたいと思います。

FAXのペーパーレス化

FAXの問題点

まず、FAXを紙で受信する場合に起こりがちな問題を挙げてみます。

・受信するFAXが多くて紙代がかさんでしまう
・不要FAXが多すぎて必要なFAXに気付かず誤って捨ててしまう
・閲覧したいFAXを他の社員が持っていってしまって確認できない

これらの問題は、FAXをデータ化することで解決できます。

FAXをペーパーレス化するメリット

つぎに、FAXをペーパーレス化することで得られるメリットを考えてみます。

・紙代の節約になる
・受信したものをデータ化できる
・受信FAXの保管場所がいらない
・担当者がそれぞれのパソコンから送信できる
・複数の担当者が受信データに同時アクセスできる
・複数の担当者が受信データを共有できる

このように、ペーパーレス化には沢山のメリットがあります。

また、FAXのペーパーレス化と直接関係はありませんが、総務省のコラム「特集 ICTの利活用による持続的な成長の実現」内にある「電子書籍を利用したい理由(性別・年代別)」のアンケートによると、

・保管場所を取らない
・いつでもどこでも読める
・文字の大きさを調整できる(50歳以上)

など、電子化によりこれらのメリットを享受できることが分かります。

まだやってない、という方は今すぐペーパーレス化に取り掛かりましょう!

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化の方法を具体的に二つ紹介したいと思います。

① FAX回線をパソコンに繋ぐ

【必要なもの】
FAXモデム、FAX回線のコード、FAXソフト、Wi-Fiルーター

電話回線でインターネットをしていた時代、パソコンに電話線をつないでいたのがモデムです。

今のパソコンには当然ついていませんので、この方法を使う場合は、お持ちのパソコンに対応しているFAXモデムを購入し、自分で取り付ける必要があります。パソコンをFAXとして使用するためのソフトをインストールすればFAXをデータで受信できるようになります。

② インターネットFAXを使う

【必要なもの】
ネット環境、インターネットFAXの契約、PC

インターネットFAXとは、相手が通常のFAXで送信したデータをインターネット環境で受信することができるツールです。Chromeやedgeなどのブラウザで契約したインターネットFAXのページにIDとパスワードでログインして、FAXの送受信を行います。

050で始まるFAX番号を取得するものがほとんどですが、中には主要都市の市外局番で始まるFAX番号を取得できるものもあります。➡インターネットFAXサービスの選び方

①と②の比較

①FAX回線をパソコンに繋ぐ ②インターネットFAXを使う
FAXのデータ送受信
同時アクセス
外出時のFAX確認
機器の増設 必要 不要
費用 初期費用のみ 月額料金
FAX番号の変更 今まで通り 新番号取得

表にまとめてみましたが、①の方法はモデム取り付けやソフト購入に20,000〜30,000円の初期費用がかかるものの、その後は費用がかからないのでコスパに優れています。しかし、取り付けや設定を自分で行わなければならない、PCの電源が入っていない間は通常のFAX受信機で受信する必要があるなど、デメリットもあります。

対して②の方法は、PCでもスマホでもインターネットに接続する環境さえあれば、どこでもFAXの送受信ができます。FAX番号は新番号を取得するようになりますが、これもちょっとした裏技があって、現在使っているFAX番号でボイスワープ(月額500円ぐらい)を申し込んで、現在のFAX番号から新番号に転送すれば、これまでと同じ番号でペーパーレスができます。月額料金なので①に比べてコスパに劣る点がデメリットと言えます。

インターネットFAXの使い方

一口にインターネットFAXといっても、メールを利用するものもあればブラウザやアプリを利用するものもあります。また、受信データも送信データもPDFを使うパターンが多くなっています。

PDFファイルの作成方法はこちらをご覧ください。

・メールソフトを利用するサービス

まずメールアドレスを登録し、サービスからFAX番号の発番をうけます。サービスの利用が開始すると、登録したメールアドレスに、あなた宛てのFAXがPDFファイルとして届きます。送信するときは、(相手のFAX番号)@〇〇.com というような宛先に送りたい内容をPDFファイルにして添付し、メール送信します。複数担当者で受信FAXを共有したい場合はメールアドレスをinfo@〇〇のような、社内全員で共有できるようなアドレスで登録を行うと良いです。

・ブラウザやアプリを利用するサービス

ブラウザやアプリでサービスにログインして、FAXの送受信を行います。サービスからFAX番号の発番をうけるところは同じですが、送受信の方法が大きく異なります。ブラウザやアプリで一覧表示された受信ファイルを確認することができ、送信もブラウザやアプリを利用して行うことができます。電話帳機能なども充実していて、送信の際の作業時間も短縮できます。一つの番号のIDに複数の端末から同時ログインできるものがあるので、複数担当者で共有することも可能です。

インターネットFAXサービスの選び方

【運送会社必見!】FAXをペーパーレス化する方法

では、これらのことを踏まえ、いくつかインターネットFAXサービスを紹介したいと思います。

1. jFax

・月額990円(税抜)(送受信料金などはサイトをご確認ください
・発番できる番号:03もしくは06、050で始まる番号
・メールソフト方式

2. eFax

・月額1,800円~(税抜)(送受信料金などはサイトをご確認ください
・発番できる番号:全国主要都市の市外局番から始まる番号、050で始まる番号
・メールソフト方式、ブラウザ方式、アプリ(ios、android)方式すべて対応、メールアドレスは5つまで登録可

3. MOVFAX

・月額980円(税抜)(送受信料金などはサイトをご確認ください
・発番できる番号:050で始まる番号(03、06、045で始まる番号を希望する場合は別料金)
・ブラウザ方式(スマホ画面にも対応)
・受信したFAXデータにテキストや画像を追加する編集機能あり(そのまま返信、転送が可能)

4. メッセージプラス

・月額950円(税抜)(送受信料金などはサイトをご確認ください
・発番できる番号:050で始まる番号
・ブラウザ方式、アプリ方式(Windows、ios、android)
・受信したFAXデータにテキストや画像を追加する編集機能あり(そのまま返信、転送が可能)

jFax eFax MOVFAX メッセージプラス
料金 (税抜) 月額990円 月額1,800円~ 月額980円 月額950円
番号 03、06、050 全国主要都市の市外局番、050 050 (03、06、045は別料金) 050
送信方式 メール メール、ブラウザ、アプリ ブラウザ (スマホ対応) ブラウザ、アプリ
編集機能 なし なし あり あり

運送業界には荷主から送られてきたFAXによる指示内容を傭車先に送るケースが多くあります。傭車先に見られたくない情報をきれいに消したり、パソコンの綺麗なテキストで追記したいと思ったことはありませんか?

PDFの編集ソフトは高いので、受信したFAXを編集する機能がついているサービスはかなりオススメです。

まとめ

FAXのペーパーレスは紙代の節約だけではなく、仕事の時間短縮やミスを防ぐことにも繫がりそうな効率化方法です。モデムを使った方法も良いですが、どこにいてもFAXの内容を確認できるインターネットFAXの活用も視野にいれて、小さなデジタル化にとりくんでみてはいかがでしょう。

お知らせ

一日三回以上、50件以上の取引先に荷物情報を同報FAXされている配車担当者の方は必見です。配車専用チャットの配車ステーションの導入を検討してみませんか?FAXだと1件目と50件目では受信時間に大きく差が出てしまいますが、チャットならタイムラグなく同時に受信できます。また配車ステーションの荷物情報には時間制限がついているので、FAXで送られてくる情報みたいに放っておかれにくくなっています。配車しやすいように様々な工夫がされている専用チャット。導入しやすい月額1,500円(税抜き)でご利用いただけます。よくやりとりするお取引先と一緒にご検討ください。

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最後までご覧いただきありがとうございました!