運送会社の配車表をクラウド化する方法

運送会社の配車表をクラウド化する方法

「ウチの会社はまだ紙の配車表を使っている」そんな配車担当者・運送会社経営者の方は必見!なんと、配車表をクラウド化して複数の担当者で共有することが、無料でできてしまうんです。

今回のコラムでは、配車表をクラウド化する方法を分かりやすく説明していきます。

配車表の課題

古くから運送会社には配車表や配車ノートと呼ばれるものがありました。配車しながら配車表に受注状況を記入し、一日の業務が終わったらその日の配車表の記録を経理管理システムに打ち込むパターンです。

事例1

帰宅中、急に荷主から電話がかかってきて「今すぐ明日の傭車先の車番をもう一度教えてほしい」と言われた。Uターンして会社へ戻る羽目に…

事例2

配車担当者2人。荷主からトラック一台分の急な依頼があり、それぞれ別の傭車を探して配車表に記録するも、確認を怠ったため二重配車に…

紙の配車表は社外で配車情報の確認がとれない、複数担当者で情報共有がしにくいといった課題があります。この課題はクラウド化で解決できます。

クラウド化とは

クラウドとは、ID・パスワード・インターネットに接続する環境があれば、どこからでもデータにアクセスすることができる技術のことです。スマホが一人一台の時代にこれを活用することはそれほど難しいことではありません。

しかし、それを仕事に活用するとなると方法が分からない、という人も多いのではないでしょうか?そこで今回は、無料で出来るクラウド版配車表の作成方法を伝授します。

Googleスプレッドシートを活用

Googleスプレッドシートをご存知でしょうか?Googleアカウントがあれば、パソコンのブラウザで開いて使うことができるExcelのようなものです。

もちろんExcelファイルを開くこともできます。Excelとの大きな違いは、難しい設定をしなくても簡単にクラウド上のファイルにアクセスしたり、複数人で一つのファイルを同時に編集できるところです。

配車表をクラウド化する方法

Googleスプレッドシートを利用した配車表の作成方法をご紹介します。

①Googleスプレッドシートを使う
検索欄に「Googleスプレッドシート」と入力し、アクセスします。ブラウザアプリのGoogleChromeをインストールすると、より簡単に使えます。

②配車表をつくる
まずはスプレッドシートで新規ファイルを作成し、Excelと同じように配車表を作ります。現在あなたが使っている配車表をそのままスプレッドシートで作りましょう。

③共有するメンバーを決める
複数の配車担当者がいる場合は、配車表ファイルを同時に確認したり、編集したりできるようにします。

画像の場所の共有をクリックすると、次のように共有メンバーを確認したり、増やしたりすることができる画面が開きます。

画像の場所に共有したいメンバーのgmailアドレスを入力すると次の画面に移ります。

アドレスを確認して間違いがなければ、アドレス横のプルダウンメニューを開き、編集者にチェックをします。そして最後に送信をクリックすれば、新しくメンバーを加えることができます。

配車表をクラウド化するメリット

スマホにスプレッドシートのアプリをインストールしておけば、外出先、帰宅後でも配車表の内容を確認することができます。これで、急なお客さんからの連絡にいつでも対応できるようになります。

また、複数の配車担当者がいても、一つの配車表にそれぞれが成約した案件を同時入力していくことができるので、情報を常に共有できるようになります。

・テレワーク可能◎
・同時編集可能◎
・情報共有◎
・外出時も安心◎

その他クラウドの活用

Googleには、他にもドキュメントやプレゼンテーションなど様々なアプリがあり、それぞれメンバー共有ができるようになっています。使用方法も簡単で、すぐに使いこなせるようになる手軽さ。そして無料!

利用運送の業務でも、日々の荷物情報や空車情報をまとめるシートを作成し、複数の担当者で共有していくだけでも、効率化や売上アップが見込めそうです。

まとめ

一口にデジタル化と言っても、何から手をつけていいか分からなくなると思います。だから、まずはシンプルに、なるべくお金をかけることなく身の回りのものをデジタルに変化させていきましょう。

お知らせ

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荷物情報を伝えたい相手を選んで送信し、受注希望の返信の中から傭車を選んで発注するといったシンプルな機能です。配車帳のクラウド化と同様、あなたとお取引先の配車が激変します。気になる方はこちらをご覧ください。

最後までご覧いただきありがとうございました。